Анализ ситуации: варианты, особенности проведения, этапы и результаты анализа

Руководители нередко вынуждены принимать решения не в соответствии с имеющимся планом, а исходя из сложившейся ситуации. Такое случается по разным причинам. Главная задача менеджера – провести анализ ситуации, разработать и принять наиболее оптимальный вариант действий в решении возникших проблем.

Что это такое

Анализ ситуации – это способ обработки информации, при котором сначала ее делят на части, а потом внимательно изучают каждый элемент по отдельности, чтобы найти проблему и решить ее. Например, прибыль предприятия может уменьшиться из-за роста издержек либо из-за снижения объема выручки, роста дебиторской задолженности и прочих факторов. Для того чтобы определить, какой фактор повлиял на изменение размера прибыли, необходимо изучить эти факторы.

Вам будет интересно:Заправки "ЕКА": отзывы сотрудников и клиентов, особенности

Только после того, как будет выявлена причина, лицо, принимающее решение (ЛПР), сможет разработать план действий и решить проблему. Для того чтобы провести анализ ситуации, уполномоченный человек собирает команду специалистов, которые сводят данные и проводят аналитические процедуры, каждый в своей области знаний и навыков.

Кто проводит анализ

Вам будет интересно:Забой свиней в домашних условиях: эффективные способы, особенности и рекомендации

Анализ конкретных ситуации проводит не один человек, а несколько групп. Руководит ими менеджер или лицо, принимающее решение (ЛПР). В состав команды входят:

• Эксперты первого уровня. Они занимаются сбором и обработкой первичной информации.
• Эксперты второго уровня. Изучают отчеты и разрабатывают идеи решения проблемы.
• Аналитическая группа. Изучает идеи, которые разработали эксперты второго уровня, и выбирает наиболее реалистичные, с их точки зрения, варианты развития событий. Аналитики разрабатывают стратегии работы предприятия и способы решения проблем.
• Лицо, принимающее решение, выбирает из предложенных вариантов стратегии развития ту, которая, по его мнению, более всего подходит для решения проблем в сложившейся ситуации. За это он несет полную ответственность.

Вам будет интересно:Отличие коммерческой организации от некоммерческой: правовые формы, характеристики, основные цели деятельности

Позволить себе провести крупномасштабную работу с использованием нескольких групп специалистов может только крупная компания. В большинстве случаев руководитель фирмы проводит анализ ситуации с привлечением одной группы – специалистов отделов. Работу второй группы и аналитиков выполняют люди, входящие в руководство компании, бухгалтеры, маркетологи, инженеры. Они собираются на служебное совещание, обсуждают ситуацию и ищут решение проблем.

Порядок проведения

Анализ начинается с выявления отклонения показателей работы фирмы от плановых. Например, в отчетном квартале было выявлено снижение выручки на 30 %, и руководитель не может объяснить причины такого уровня падения. В таком случае он должен собрать группу экспертов и изучить ситуацию. Процесс состоит из следующих этапов анализа ситуации:

Подготовка к отчету и его презентация

Руководители всегда заняты работой, поэтому на чтение длинных пространных отчетов у них нет времени. Это говорит о том, что информация в отчете должна быть подана кратко, емко и желательно в наглядном и удобном виде. Лучше, если вместо сотен исписанных страниц и столбцов цифр отчет будет содержать графики, диаграммы, результаты расчетов и мнение эксперта, проводившего анализ в той или иной области. Естественно, что в отчете должны указываться источники информации и наиболее важные показатели, которые, по мнению эксперта, стали причиной отклонения в работе компании. Поэтому технологию анализа проблемных ситуаций следует отработать до того, как такая ситуация возникнет. На предприятии должны быть компьютеры со специальным ПО для решения подобных задач.

Вам будет интересно:Джутовая ткань: описание с фото, структура, состав ткани и применение

Презентация каждого отчета не должна занимать более 15 минут, чтобы изучение и обсуждение результатов анализа ситуации не затянулись на несколько дней. Отчеты должны основываться на фактах, а информация - быть актуальной на момент их подготовки и презентации.

Что руководитель делает с полученной информацией

Получить результаты анализа ситуации в форме отчета – это только половина дела. Дальше эту информацию должен изучить и проанализировать руководитель компании. И тут многое зависит от его знаний и опыта. При этом под опытом подразумевается не только его личный, но и то, насколько хорошо он знает о том, как подобные ситуации решались на других предприятиях. Обычно менеджер, прежде чем принять окончательное решение, проводит совещание с другими руководителями и экспертами, в том числе с теми, кто занимался анализом ситуации на местах и готовил отчеты.

Какие виды ситуаций бывают

Проблемные ситуации бывают стандартными и нестандартными. Для решения стандартных задач менеджеры применяют методы анализа ситуации по аналогии. То есть они сравнивают имеющиеся у них данные по другим предприятиям с теми, которые были получены в результате исследования их компании. Если ситуации схожи, то используют те же способы решения проблемы.

В случае если ситуация нестандартная, применяют методы анализа конкретных ситуаций. Для этого используют различные компьютерные программы для моделирования возможных вариантов развития, проводят расчеты, изучают динамику и пр. Для этого руководитель может задействовать специальные компьютерные программы моделирования на основе введенных данных. Например, Project Expert используют не только для разработки бизнес-планов, но также для прогнозирования работы действующих предприятий.

Проблему можно решить и без помощи компьютерных программ, однако это затруднит и без того сложные расчеты. К тому же экспертам, чтобы подготовить отчет, нужно будет чертить графики и диаграммы. Это займет много времени. Руководитель может не использовать специальное ПО, но только в том случае, когда моделирование на компьютере нецелесообразно. Например, в случае форс-мажорных обстоятельств, если действовать надо быстро и решение не зависит от прошлого положения дел или динамики. При этом количества и качества поступающей информации недостаточно, чтобы построить модель на компьютере.

Мозговой штурм как метод поиска решения

В сложных ситуациях, когда от руководителя требуется неординарное решение сложной задачи, он может прибегнуть к помощи такого метода анализа конкретной ситуации – собрать всех экспертов, руководителей отделов и устроить «мозговой штурм». Суть этого метода состоит в том, что каждый участник совещания высказывает свое мнение о возможной причине возникновения проблемы и способе ее решения. Право высказать свое мнение и идеи дается каждому, при этом никто из участников не должен по правилам саркастически относиться к мнению другого.

Естественно, что обсуждение проблемы должно происходить в рамках делового этикета и записываться. Однако решение принимает все равно руководитель или лицо, назначенное для этого. В результате «мозгового штурма» менеджер получит сразу несколько ценных идей. Такой анализ имеет как свои достоинства, так и недостатки. Основные плюсы – это скорость и большое число вариантов, минус – такой анализ ситуации не всегда отражает реальное положение дел и нередко страдает от недостатка объективности.

Проблемы моделирования развития событий

Основная проблема технологии анализа конкретных ситуаций заключается в том, что экспертам приходится работать с большими объемами информации, по причине чего могут возникать ошибки. Большие объемы данных, которые необходимо переработать в короткие сроки, также составляют проблему моделирования развития событий. Либо анализ займет значительно больше времени и результат потеряет актуальность, либо из-за ограниченного объема информации итоги анализа получатся с высокой долей искажения. В результате модель может оказаться в лучшем случае неэффективной, в худшем – привести к банкротству.

Вам будет интересно:ТТК: отзывы клиентов по интернету и цифровому телевидению

На эффективность анализа влияют три основных фактора. Это квалификация эксперта, объем информации, которую он может обработать, и время, имеющееся в распоряжении на проведение анализа ситуации.

SWOT-анализ

SWOT-анализ — это изучение и оценка сильных и слабых сторон предприятия, а также его возможностей для развития и угроз, с которыми оно сталкивается или может столкнуться. Ниже представлена матрица для проведения SWOT-анализа.

В верхней левой ячейке указываются сильные стороны и возможности, которые есть у компании и которые был выявлены в ходе мониторинга и на первом этапе анализа ситуации. Примером может быть такая ситуация, когда стало известно, что по производству некоторой продукции компания имеет монопольное положение на рынке, а за счет определенной технологии, которая у нее есть, она может выпускать ее еще дешевле. Анализ поможет выявить, что это за продукция, до того как на рынке появятся конкуренты.

В верхней правой ячейке указываются сильные стороны и угрозы. Например, на некоторые базовые товары фирмы, с которых она получает наибольшую прибыль, появилось несколько конкурентных фирм, выпускающих аналогичную продукцию и продающих ее дешевле.

В нижней левой ячейке приводятся недостатки и возможности предприятия. Например, несмотря на высокую себестоимость, товар, выпускаемый компанией, пользуется спросом.

В нижней правой ячейке указываются недостатки и угрозы. Первыми могут быть высокая себестоимость выпускаемой продукции или ее низкое качество, а в качестве угроз – действия конкурентов или платежеспособность потребителей. Как выглядит SWOT-анализ, можно увидеть в таблице выше.

Преимущество SWOT-анализа при проведении анализа и оценки ситуации заключается в том, что он дает возможность оценить не только внутренние, но и внешние факторы, которые могут быть даже существеннее внутренних.

Факторный анализ

Факторный анализ – это такой метод анализа ситуации, который подразумевает проведение расчетов на основании данных о работе предприятия и построении многофакторной модели текущего состояния и дальнейшего развития предприятия. Обычно такой метод используют при оценке финансового состояния компании. Рассчитываются такие показатели, как ликвидность, рентабельность, финансовая прочность и вероятность банкротства.

Кейс-анализ

Это метод анализа, когда после ознакомления с отчетами о текущем состоянии предприятия участники собрания разделяются на группы и расходятся для группового обсуждения полученной информации. После этого они собираются вновь, и каждая группа выносит на всеобщее обсуждение свои идеи.

Средний размер группы от трех до семи человек. Они могут высказать свои идеи как на общем собрании, так и передать непосредственно лицу, которое должно принять решение. В кейс-анализ входит описание проблемы, ее сравнение с похожими случаями и решение. То есть группы должны рассказать, как они видят ситуацию, на что она им кажется похожей и какие шаги надо предпринять для решения возникшей проблемы.

Оценка полученных результатов

После проведения разработанных в результате анализа ситуации мероприятий возникает необходимость оценки этих результатов, то есть повторного анализа. Только в этом случае проверяют не состояние предприятия, а эффект после того, как решения были реализованы на практике. Для этого используют метод сравнения того, что было до и после внесения изменений.

Роль анализа в работе компании

Без регулярного анализа ситуации физически невозможно нормальное развитие предприятия. Руководитель всегда должен быть в курсе происходящего и иметь возможность определить не только состояние фирмы, но и то, каковы перспективы ее развития. Он помогает не только узнать о том, какие имеются недостатки в работе предприятия, но и определить внешние угрозы и возможности для повышения его конкурентоспособности и развития. При этом сделать это нужно быстро и при минимальных расходах. Оперативное проведение анализа дает возможность сохранить предприятию финансовую устойчивость, определить имеющиеся недостатки в работе и найти резервы для их устранения. В дальнейшем руководитель сможет использовать те преимущества, которые дают ему полученные в результате работы опыт и знания.

Источник